Previous Job
Previous
ASSISTANT FACILITIES OPERATIONS MANAGER
Ref No.: 17-00100
Location: Sharjah AE
Position Type:Direct
Start Date: 30/04/2017
  1. JOB PURPOSE

To achieve excellence in delivery of FM services with highest standards and ensure best innovative, cost effective and safe work practices, manage FM scope of the contract to ensure quality and deliverables with in the stipulated time. To achieve financial and other targets established by the Division Manager.
 
  1. KNOWLEDGE, SKILLS AND EXPERIENCE
 
  1. Knowledge and understand of UAE and Municipality and local body legislation.
  2. Knowledge and experience of providing facilities management services to a broad range of customers.
  3. A track record of successfully managing a facility management contract with multiple services.
  4. Likely to have an excess of 5 years managerial and 5 years technical experience. 
  5. Engineer graduation with experience in Facilities Management operations, marketing, inspections, tendering, estimations etc.
  6. CMMS/CAFM experience for FM activities
  7. Additional advantage being a Member of a Professional Body.
 
  1. RESPONSIBILITIES AND DUTIES
 
Assists the FM Operations Manager in the following : 
  1. Responsible for total facility management services including but not limited to  MEP, building services, housekeeping, security, concierge and administration.
  2. Facilities Management administration, operations, marketing, inspections, tendering, estimations etc.
  3. Managing all technical and non-technical outsourced service contracts and Company personnel, including inspections and quality management of service delivery – this includes all Engineering / Housekeeping functions/ Security/ Administration.
  4. Ensuring an adequate supply of materials and service for the proper operation of the buildings and enter into supply and service contracts 
  5. Routinely inspect all contracted services to ensure performance measures are being maintained.
  6. Train subordinates in all aspects of the technical and non- technical services.
  7. Actively multi skill all Company staff to increase flexibility and job satisfaction.
  8. Report any incidents with in the time frame as set in the escalation matrix.
  9. Identifying and Sourcing Spares & Consumables for all equipment's and maintaining optimum inventory 
  10. Preparing Breakdown analysis reports and review with Sub-Ordinates
  11. Establish contract specific continuous improvement strategies which promote efficiency, energy reduction and best practices.
  12. Champion the implementation and support the use of CAFM on every contract and use it to report MIS, KPI, proactive and reactive performance.
  13. To manage excellent relationships with clients, our suppliers and other partners.
  14. Act as a role model for people management processes ensuring they are followed to clarify objectives, actively management performance and develop skills (121's, Team Talks and team reviews).
  15. To recruit in accordance with contract requirements and lead the development and retention of staff; always challenging levels of resource to improve efficiency and improve profitability. 
  16. Takes responsibility & work hard beyond the regular duty hours & off days as per the work load.
  17. To set objectives for direct reports and renew monthly.  Ensure same approach and mechanisms for all staff within area of responsibility.
  18. Support the development of business wide FM initiatives including contract renewals and cost reduction strategies, contract management plan and customer improvement plan
 
  1. AUTHORITIES & ACCOUNTABILITIES 
 
  1. Leadership of allocated Facility Management Contract and the associated services; ensuring excellent, consistent and compliant (timely) service is achieved.
  2. Establish and maintain the PPM schedule, Contract Management Plan, Training Plan, Succession Plan and all associated Health and Safety documentation for every contract.
  3. Working with the Division manager/ Contracts Department, ensure all core sub-contractors are officially engaged with a valid contract, within budget and have a clear scope of works
  4. Work with the Client Manager to establish and deliver against the Customer Development Plan.
  5. Operates independently within working parameters set by the Division Manager.
  6. Establishes and maintains contract specific relationships and ensure customer expectations are managed. 
  7. Manages contract related Health and Safety policy and standards
  8. Determines contract specific priorities and makes decisions as per the matrix set by the Div. Manager.
  9. Develop and manage annual budget, resources & planning
  10. Oversee monthly and quarterly assessments and forecasts of organization's financial performance against budget, financial and operational goals. Oversee short and long-term financial and managerial reporting.
  11. Managing day to day processing & follow-ups of accounts receivable and payable, producing reports as requested.
  12. Ensure strict compliance with HSE management systems
 
 
  1. COMMUNICATIONS AND WORKING RELATIONSHIPS
 
Ensure seamless communication between all departments for the smooth operations and to achieve the organizational objective. Establish strong internal & external communication. 
 
 
  1. FRAMEWORK, BOUNDARIES AND DECISION-MAKING
 
Ensure that the department operates within the framework of the approved budget and takes right decisions in line with the corporate objective of the department. 
 
  1. OPERATING ENVIRONMENT
          
  • The job holder interacts with all departments within the company and other service providers.
  • He/she works in a safe & clean environment. The job holder is not exposed to any obvious hazards.